معيارهاي استخدام كارمند اداري و منشي چيست؟
پرسنل سازمان‌هاي بزرگ به چهار دسته‌ي اصلي پرسنل تخصصي، پرسنل اداري، پرسنل خدماتي و پرسنل فني تقسيم‌بندي مي‌شوند. در اين مقاله مي‌خواهيم در رابطه با پرسنل اداري و معيارهاي استخدام آن‌ها صحبت كنيم.
هر سازماني براي انجام كارهاي دفتري و مكاتبات، نيازمند استخدام كارمند اداري است. معمولا حجم كارهاي دفتري در سازمان‌هاي بزرگ و داراي سلسله مراتب و بخش‌هاي متعدد، بسيار بالا است. كسب و كارهاي كوچك نيز كارهاي دفتري خودشان را دارند. گاهي اوقات، برخي افراد حقيقي نيز مكاتبات، تراكنش‌هاي مالي و كارهاي دفتري متعددي دارند. مسئوليت اصلي كارمند اداري، سازماندهي اين امورات است تا همه‌چيز با نظم و به سرعت پيش برود.
در واقع كار اصلي كارمند اداري، پشتيباني اداري از ساير پرسنل است تا آن‌ها صرفا روي كار تخصصي خود تمركز كنند. اين كار باعث بازدهي بالاي كاركنان سازمان مي‌شود.
امروزه سازمان‌ها بسياري از كارهاي خود را با كمك اپليكيشن‌ها، نرم‌افزارها و سيستم‌هاي اتوماسيون انجام مي‌دهند و نياز به نيروي انساني براي انجام چنين كارهايي، روز‌به‌روز در حال كاهش است. البته هنوز هم آگهي‌هايي براي استخدام كارمند اداراي در سازمان‌هاي دولتي و غيردولتي منتشر مي‌شود.
براي مشاهده‌ي اين آگهي‌ها مي‌توانيد به كاريابي آنلاين جاب ويژن مراجعه كرده و پس از قرار دادن فيلتر «گروه شغلي» روي گزينه‌ي «مسئول/دفتر/امور اداري/اپراتور» جستجوي خود را در ميان فرصت‌هاي شغلي متعدد انجام دهيد.
با اين حال، پيشبيني مي‌شود كه از سال ۲۰۱۹ تا سال ۲۰۲۹، شغل منشي‌گري رشد منفي حدود ۹ درصدي را تجربه كند و آينده‌ي شغل كارمند اداري نيز تفاوت چنداني نخواهد داشت. دليل اين موضوع، گسترش استفاده از اپليكيشن‌ها، اينترنت و سيستم‌هاي اتوماسيون اداري براي انجام كارهاي اداري است.
منشي به كسي گفته مي‌شود كه وظايف كارمند اداري را در مقياسي محدودتر و معمولا با ساعات كاري كمتر و با دستمزد كمتر انجام مي‌دهد.
از سازمان‌هاي بزرگ و داراي سلسله‌مراتب گسترده گرفته تا دفاتر كوچك، نياز به استخدام منشي وجود دارد. با اين حال، با پيشرفت اتوماسيون و افزايش كاربردهاي نرم‌افزارها در انجام امور اداري، فرصت‌هاي شغلي براي منشي‌هاي در دهه‌ي آينده، كاهش چشمگيري خواهد داشت. البته در كشورهاي جهان سومي كه هنوز بروكراسي و كاغذبازي‌هاي گاها غيرضروري اداري حاكم است، نياز به منشي‌ها هنوز وجود دارد.
در ادامه مي‌خواهيم در رابطه با اين دو شغل و معيارهاي استخدام آن‌ها صحبت كنيم.
كارمندان اداري و منشي‌ها چه كارهايي انجام مي‌دهند؟
وظايف كارمندان اداري و منشي‌ها همپوشاني زيادي دارد. كارمند اداري كارهاي زير را انجام مي‌دهد:
- همكاري در فرآيند قرارداد بستن با شركت‌هاي ديگر
- پاسخ دادن به به تماس‌هاي تلفني، ايميل‌ها و ارباب رجوع‌ها
- كپي گرفتن از اسناد مهم ديجيتالي يا كاغذي و بايگاني كردن آن‌ها
- سفارش دادن و نگهداري از لوازم و وسايل مختلف در سازمان از ساده‌ترين وسايل تا وسايل تخصصي و پيچيده
- تنظيم ملاقات‌ها و جلسات
- رزرو كردن اتاق‌هاي مختلف مثل اتاق‌هاي سمينار
- استخدام كردن، آموزش دادن و نظارت بر عملكرد كارمندهاي اداري تازه‌كار
- مكاتبات اداري
- فايل‌بندي براي بايگاني اسناد كاغذي
- انجام كارهاي لازم براي سفرهاي كاري پرسنل مثل رزرو بليط و ...
- مديريت وب‌سايت و شبكه‌هاي اجتماعي سازمان
- تنظيم و تقسيم بودجه
- برنامه‌ريزي براي رويدادهاي درون‌سازماني
كارهاي منشي‌ها ساده‌تر و اختيارات آن‌ها كمتر است. به همين دليل معمولا منشي‌ها پاره‌وقت كار مي‌كنند و حقوق كمتري مي‌گيرند. منشي‌ها كارهاي روزانه را ثبت مي‌كنند، با سازمان‌ها و مشتريان همكاري مي‌كنند، تلفن‌ها را جواب مي‌دهند، پيام‌ها را دريافت مي‌كنند و در حد امكان به تلفن‌ها پاسخ مي‌دهند، نامه‌نگاري‌ها و مكاتبات اداري را انجام مي‌دهند، قرارهاي ملاقات را تنظيم مي‌كنند، اسناد اداري را تايپ كرده و گزارش‌هايي را آماده‌سازي مي‌كنند، اسناد مهم را بايگاني مي‌كنند، پرداخت‌ها را انجام مي‌دهند و هزينه‌ها را فاكتور مي‌كنند و مشتريان و ارباب رجوعان را پذيرش كرده و به آن‌ها خوش آمد مي‌گويند.
براي مشاهده‌ي آگهي‌هاي استخدام كارمند اداري و منشي كليك كنيد.
براي استخدام شدن به عنوان منشي يا كارمند اداري به چه تحصيلاتي نياز داريد؟
معمولا كسب‌وكارهاي كوچك مثل مطب پزشكان، دفاتر مهندسي، دفاتر بيمه، باشگاه‌ها، آموزشگاه‌ها و ... در استخدام منشي اهميتي به مدرك تحصيلي نمي‌دهند و كساني را استخدام مي‌كنند كه روابط عمومي بهتري دارند. با اين حال، سازمان‌هاي بزرگ حتي در انتخاب منشي‌ها نيز به مدرك تحصيلي اهميت مي‌دهند و معمولا حداقل مدرك تحصيلي براي استخدام به عنوان منشي در چنين سازمان‌هايي، ليسانس رشته‌هاي علوم انساني مثل روابط عمومي، علوم اجتماعي، روانشناسي و ... است. براي استخدام كارمند اداري نيز همين سطح تحصيلات كافي است. با اين حال، معمولا براي استخدام كارمند اداري به سابقه كار توجه مي‌شود. بنابراين، اگر قبل از ارسال رزومه براي اولين كار كارمندي حود سابقه‌ي كارهاي اداري مثل منشي‌گري داشته باشيد، شانس استخدام شما بالاتر است. در واقع، منشي‌گري همانند يك دوره‌ي كارآموزي براي كارمندي است.
كارفرمايان در استخدام منشي و كارمند اداري به چه توانمندي‌هايي دقت مي‌كنند؟
در هر دو شغل كارمند اداري و منشي، نيازي به مهارت‌هاي سخت نيست. البته توانايي كار كردن با مجموعه‌ي مايكروسافت آفيس به ويژه ورد و اكسل در حد ابتدايي، اين روزها ضرورت هر شغلي است. كارفرمايان در استخدام نيروي انساني براي اين جايگاه‌هاي شغلي بيشترين تأكيد را روي مهارت‌هاي نرم مثل روابط عمومي بالا و منظم بودن دارند.
مهارت‌هاي مورد نياز براي كارمند اداري عبارتند از:
- مهارت در ارائه‌ي گزارش
- توجه به جزئيات
- توانايي‌هاي ارتباطي شامل مهارت‌هاي گفتاري، شنيداري و نوشتاري
- توانايي پذيرش و درك دستورالعمل‌ها
- مهارت در اولويت‌بندي كارها
- توانمندي در كار كردن تحت فشار
- توانايي در پاسخ‌گويي به تماس‌هاي تلفني
- روحيه‌ي كار تيمي
- قابل اطمينان بودن و صداقت
- توانايي در سازماندهي و نظم دادن به كارها
مهارت‌هاي لازم براي شغل منشي‌گري نيز شامل همين مهارت‌ها ولي در سطح محدودتر است و تنها مهارتي كه منشي‌ها بايد به اندازه‌ي يك كارمند اداري يا حتي بيشتر از آن داشته باشند، روابط عمومي خوب است.
- مهارت‌هاي ارتباطي و روابط عمومي قوي
- توجه به جزئيات
- مهارت در سازماندهي
- مديريت زمان و اولويت‌بندي كارها
نتيجه‌گيري نهايي
جذب شدن به عنوان منشي يا كارمند اداري نيازمند تحصيلات بالايي نيست و مهارت‌هاي نرم، مهم‌ترين عامل در موفقيت حرفه‌اي در اين شغل هستند. تجربه، حرف اول را در پيشرفت به عنوان يك كارمند اداري مي‌زند. با توجه به روند فزاينده‌ي ديجيتالي شدن خيلي از كارها در بسياري از سازمان‌ها، نياز به استخدام كارمند اداري، روز‌به‌روز كاهش مي‌يابد. بنابراين، كسب مهارت‌هاي تخصصي براي حفظ فرصت‌هاي شغلي براي كارمندان اداري، ضروري است.
براي آشنايي كامل با شغل كارمند اداري كليك كنيد.
برچسب: ،